Çalışma Grupları Yönetim ve İşleyişi Yönergesi

AĞIZ VE ÇENE-YÜZ CERRAHİSİ BİRLİĞİ DERNEĞİ

ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNETİM VE İŞLEYİŞİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı Ağız ve Çene-Yüz Birliği Derneği’nin (AÇBİD) çalışma gruplarının politikasını tanımlamaktır.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Söz edilen çalışma gruplarının politikaları AÇBİD’e bağlı olanlarla sınırlıdır. Yönerge, çalışma gruplarının oluşum ve çalışma prensiplerine bağlı politikalarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönerge, AÇBİD tüzüğünün 2., 11. ve 15.Maddeleri esas alınarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen,

a) AÇBİD: Ağız ve Çene-Yüz Birliği Derneği’ni,

b) Çalışma grubu (ÇG): AÇBİD’e bağlı olarak üyelerin katılımıyla kurulan, oral ve maksillofasiyal cerrahinin özel alanlarında araştırma ve eğitimi teşvik eden, yürüten ve kılavuzlar geliştiren ve kaynakları uygulayan alt grupları,

c) Yıllık toplantı: Yılda bir yapılan kongreyi

ifade eder.
 

İKİNCİ BÖLÜM

Çalışma Gruplarına Üyelerin Katılımı, AÇBİD’in Çalışma Gruplarına Desteği

 

Çalışma Gruplarına Üyelerin Katılımı

MADDE 5(1) AÇBİD'in tüm üyeleri aşağıdaki avantajlardan yararlanma hakkına sahiptir.

(2) Üyeler, seçtikleri 3 ÇG'ye katılmaya teşvik edilir.

(3) Bir üye, AÇBİD profilindeki tercihleri güncelleyerek herhangi bir zamanda ÇG'leri değiştirebilir. Bu değişimi ayrıldıkları ÇG başkanlığına e-posta ile bildirmekle yükümlüdürler.

(4 )Üyeler, nelerin iyi çalıştığı veya nerede iyileştirme fırsatları olduğu konusunda geri bildirim sağlamak için anketleri ve değerlendirmeleri tamamlamaya teşvik edilir.

(5) Tüm üyelerin diğer üyelere saygı duyması ve kendi ve diğer ÇG'ler içinde meslektaşlar arası uygun bir şekilde hareket etmesi beklenir.

 

AÇBİD’in Çalışma Gruplarına Desteği

MADDE 6 (1) ÇG'leri ve ÇG Liderliğini görevlerini yerine getirmede ve yıllık girişimleri gerçekleştirmede desteklemeye hazır olan bir Çalışma Grubu Koordinatörünün tayini AÇBİD Yönetim kurulunca yapılır.

(2) Diğer ÇG'lerden bilgi paylaşımı (tutanaklar, yıllık raporlar) koordinatör tarafından yapılır.

(3) ÇG İş Toplantısı için Yıllık Toplantıda zaman ve mekan ayarlanması,

(4) Bir ÇG listesinin yönetimi ve ÇG üyelerine iletişim göndermek için merkezi destek sağlanması,

(5) ÇG içeriğinin AÇBİD web sitesine ve AÇBİD Sosyal İletişim Platformlarında duyurulmasına yardımcı olmak için destek sağlanması,

(6) Potansiyel olarak, projeler ve girişimler için fonlar için yönlendirmede bulunulması (ör. kılavuz geliştirme),

(7) Talep edilmesi halinde sanal ÇG toplantıların düzenlenmesi için destek sağlanması,

AÇBİD çalışma grubu koordinatörü tarafından sağlanır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

AÇBİD Çalışma Gruplarında Liderlik, Çalışma Grubu Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları, Çalışma Gruplarının Çalışma ve Raporlama Planı

 

AÇBİD Çalışma Gruplarında Liderlik ve Başkanlığın Seçimi

MADDE 7 (1) Her ÇG bir Başkan ve bir Başkan Yardımcısı tarafından yönetilir. Çalışma gruplarında liderlik ve çalışma grupları koordinatörlüğü sadece asil üyeler tarafından yapılır Başkan, tüm yıllık kontrol listesi öğelerinin (aşağıda) tamamlanmasından sorumludur. Başkan, diğer ÇG üyelerine görevlerin nasıl paylaşılacağına ve devredileceğine Başkan Yardımcısı/ları ile birlikte karar verebilir.

(2) Görev süresi 3 yıllık bir yenileme dikkate alınarak 3 yıldır. Başkan üst üste iki (2) dönemden fazla görev yapamaz.

(3)Başkan, aynı ÇG içinde Başkan olarak görev süresinin bitiminden hemen sonra Başkan Yardımcısı pozisyonu için uygun değildir. Bu politika, liderlik fırsatlarının diğer ÇG üyeleri için mevcut olmasını sağlama ve halefiyet planlaması amaçlarına izin verme ruhundadır.

(4)Bir kişi aynı anda birden fazla Çalışma Grubunun Başkanı olamaz.

(5)Her lider, başvuru sırasında en az bir yıl boyunca iyi durumda olan (aidatinı ödeyen) bir AÇBİD üyesi olmalıdır.

(6) Mümkün olduğunda, Başkan Yardımcısı, Başkanınkinden farklı bir bölgeden olacaktır.

(7)ÇG Başkanları ve Başkan Yardımcıları her yıl bir Çıkar Çatışması belgesi imzalayacaktır.

(8) Başkan ve Başkan Yardımcısı, görev ve sorumluluklarını yerine getiremezlerse, AÇBİD Yönetim Kurulu tarafından konumlarını başka bir AÇBİD üyesine devretmelerinin istenebileceğini bilmeleri gerekir.

 

MADDE 8: (1)Başkan ve Başkan Yardımcısı Seçim Süreci: Başkan veya Başkan Yardımcısının birinci dönemi sona erdiğinde, ikinci 3 yıllık dönem için görev yapmak isteyip istemediğinin belirlenmesi için Çalışma Grubu Koordinatörü tarafından kişiye bilgi verilir.

(2) Bu yenileme süreci, ÇG Lideri Başvuru formunun doldurulmasını ve yeni bir özgeçmiş ile birlikte ÇG Koordinatörüne sunulmasını içerecektir. Yenileme başvurusu, AÇBİD Yönetim Kurulu tarafından gözden geçirilecek ve onaylanacaktır.

(3) Başkanın ikinci dönemi sona erdiğinde, ÇG Koordinatörü, ilgilenen tüm üyelere ÇG Liderliği pozisyonuna başvurma fırsatı vermek için Çalışma Grubu Lideri Başvuru formunu Yıllık Toplantıdan yaklaşık 6 ay önce tüm ÇG üyelerine dağıtacaktır. Önceki Başkan Yardımcısı, Başkanlık pozisyonuna başvurabilir; Başkan Yardımcısı olarak gösterdiği performans dikkate alınacaktır. Başvurular AÇBİD Yönetim Kurulu tarafından gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır.

(4)Çalışma Grubu için yeni liderler seçme zamanı geldiğinde, ÇG Başkanı ve ÇG Koordinatörü, Yıllık Toplantıdan yaklaşık 6 ay önce ÇG Lideri Başvuru formunu grup üyelerine dağıtacaktır. Başkan veya Başkan Yardımcısı olmakla ilgilenen herkes formu doldurmalı ve özgeçmişleri ile birlikte ÇG Koordinatörüne göndermelidir. Kararlar AÇBİD Yönetim Kurulu tarafından gözden geçirilip onaylanırken, ÇG Liderliği başvurular hakkında geri bildirimde bulunma fırsatına sahip olacaktır.

 

Çalışma Grubu Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları

MADDE 9- (1)AÇBİD Yıllık Toplantısından önce, ÇG Başkanları ve Başkan Yardımcıları özet gönderimini ve katılımı teşvik etmelidir. Üç yıllık bir süre boyunca yıllık ÇG toplantısına ortalama 10 veya daha fazla kişinin katılımı, ÇG'nin devamlılığını ve üyelerin gruba ilgisini göstermesi açısından önemlidir.

(2) ÇG Başkanları ve Başkan Yardımcılarının Yıllık Toplantıdaki Yeni Üyeler Resepsiyonuna katılmaları beklenmektedir.

(3)Başkanlar ve Başkan Yardımcıları, AÇBİD girişimleri ve AÇBİD Sosyal Medya Haberlerine katkı için bilgi paylaşımı amacıyla yıl boyunca iletişimde olunacaktır.

(4)Başkanlar ve Başkan Yardımcılarının, genellikle Yıllık Toplantının başlangıcından bir gün önce gerçekleşen ÇG Liderlik Toplantısına katılmaları beklenir.

(5) Başkan, Yıllık Toplantıyı takiben ÇG İş Toplantısı tutanaklarını ve bir Yıllık Raporunu sunacaktır.

(6) Yıllık Toplantıdan sonra, Başkan ayrıca bir sonraki Yıllık Toplantı için uygun (atölye) çalıştay ve paralel oturum önerilerini sunacaktır.

(7)Yüz yüze İş Toplantılarına ek olarak (AÇBİD Yıllık Toplantısında), ÇG'ler yıl içinde bir toplantı yapmalıdır. ÇG'ler, Yıllık Toplantı dışında eğitim fırsatları sağlamak ve AÇBİD'in misyon ve vizyonunu ilerletmek için sanal bir e-toplantı düzenlemeye teşvik edilir.

(8)ÇG liderleri, üyelerinden ÇG projeleri hakkında veri talep etmelidir.

(9)ÇG liderleri yeni üyeleri memnuniyetle karşılamalıdır. ÇG Koordinatörü, ÇG liderlerine e-posta gönderebilir ve cc gönderebilir veya liderler kendilerine bir e-posta gönderebilir.

(10)ÇG liderleri, üyeleri araştırmalarını yayımlanmak üzere AÇBİD Dergisi EurAsian Journal of Oral and Maxillofacial Surgery dergisine göndermeye teşvik etmelidir. Yayınların hepsi AÇBİD çalışma grubu adına ibaresi ile yayınlanır. Yayınlarda isim sırası ve yazarlık hakkı başkanlık tarafından yayındaki çalışma değerlendirilerek yapılır.

(11)ÇG Liderlerinin Yönetim Kurulu, AÇBİD personeli ve üyelerinden gelen e-postalara 1 hafta içinde yanıt vermeleri beklenir.     

 

Çalışma Gruplarının Çalışma ve Raporlama Planı

MADDE 10(1) Çalışma Grubu Projeleri ve Faaliyetleri için Yıllık Kontrol Listesi aşağıda sayılanları içermelidir.

Yıl boyunca:

(a)Yılda en az bir (1) proje veya girişim (ör. araştırma projesi, anket, literatür taraması)

(b)Planın, zaman çizelgesinin vb. uygulanmasından sorumlu olacak üyeleri atanması.

(c) Gerekirse, finansman için bir proje bütçe talebini ÇG Koordinatörüne gönderilmesi. (ç)Mevcut ÇG girişimi veya projesiyle ilgilenebilecek potansiyel endüstri kuruluşlarını veya ilgili kişileri belirlenmesi.

(d)Genç araştırmacı(lar) için mentorluk fırsatları sunun, örneğin, ÇG konu alanında stajyerler veya genç öğretim üyeleri için ödüller verilmesi.

(e)Yıl boyunca en az bir E-oturum veya E-toplantı yapılmalıdır.

(f)Önceden belirlenmiş bir programa göre her yıl AÇBİD Sosyal Medya Haberlerine en az bir (1) parça veya özellik katkıda bulunulmalıdır.

(g)AÇBİD web sitesinde yayınlanmak üzere materyaller sağlanmalıdır (Çalışma Grubunun devam eden tüm çalışmaları ve çevrimiçi anketleri dahil).

(ğ)Web Editörünü veya Çalışma Grubu Koordinatörünü, bir AÇBİD üyesi tarafından yazılan yeni yayınlanmış kitaplar ve web siteleri ve yüksek etki faktörüne sahip dergilerdeki yayınlar gibi diğer ilgili materyaller hakkında uyarılmalıdır.

(h)Sosyal medya için bir ÇG temsilcisi belirleyin ve grup için gönderiler ve hashtag'ler geliştirilmelidir.

(ı)Gerektiğinde ÇG Koordinatörü veya İcra Direktörü veya diğerleri (ör. Editör tarafından gönderilen yazılar) tarafından talep edilen diğer desteğe yanıt verilmelidir.

(2)Her Yıl Ocak-Şubat

(a) Varsa, Çalışma Grubu Lideri Başvuru formu ve özgeçmiş gönderimi ve ÇG Koordinatörü tarafından tavsiye edildiği şekilde başvuru sahipleri hakkında geri bildirim sağlanmalıdır.

(3)Her Yılın Mayıs-Haziran

(a) Her yıl yıllık toplantıda gerçekleşen Yönetim Kurulu toplantısında ve ÇG Liderlik toplantısında 3 ÇG sunum yapacaktır. İstenirse, ÇG'nin çalışmalarını örneklendirmek ve paylaşmak için bir sunum hazırlanmalıdır.

(b)Yıllık ÇG İş Toplantısı ve ÇG Liderlik Toplantısı için konuları ve gündemi değerlendirilmelidir.

(c)ÇG İş Toplantısını yönetilmelidir (veya katılamayacaksa bir delegenin bunu yapmasını sağlanmalıdır).

(4)Her Yıl Temmuz-Ağustos

(a) Aşağıdakiler hazırlanır ve Yıllık Toplantıyı takip eden en geç 30 gün içinde ÇG Koordinatörüne gönderilmelidir:

o Yıllık Çalışma Grubu toplantısından tutanaklar

o Yıllık rapor (şablon sağlanır).

(b)Yıllık Toplantıda çalıştaylar ve paralel oturumlar için başvuruları değerlendirilmelidir. ÇG'lerin diğer ÇG'lerle birlikte çalışması ve ortak çalıştaylar önermesi şiddetle teşvik edilir.

(c) Planlama Komitesine konuların ve konuşmacıların seçimi için veri sağlanmalıdır.

(d) ÇG üyeleriyle, Yıllık Toplantıya veya Yerel Organizasyon Komitesi'ne katılması için gelecek yılın toplantı yerinde etkili birinin olup olmadığını tartışılmalıdır.

(5)Her Yıl Eylül-Ekim

(a)Gerekirse, ÇG Operasyonel Bütçe Formunu gönderilmelidir.

(b)AÇBİD tarafından talep edildikten sonra dört hafta içinde Yıllık Toplantı için kendi uzmanlık alanlarındaki özetleri gözden geçirecek olan ÇG üyelerinin bir listesini oluşturulmalıdır.

           

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yürürlük

MADDE 11- (1) Bu yönerge AÇBİD Yönetim Kurulu kabul tarihinden itibaren oluşturulacak çalışma grupları için geçerlidir.

Yürütme

MADDE 12 - (1) Bu yönerge hükümleri AÇBİD Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.